Politika zasebnosti

Politika varstva osebnih podatkov

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce in zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: posameznik), ki sodelujejo z javnim zavodom Mladinski kulturni center (MKC) Maribor (v nadaljevanju: organizacija) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša organizacija.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba)) in veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07)) ter drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kakšen način naša organizacija kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.

Upravljavec

Upravljavec osebnih podatkov je organizacija:

Mladinski kulturni center Maribor
Ob železnici 16, 2000 Maribor
Kontaktna oseba: Marja Guček, direktorica
E-pošta: info@mkc.si
Telefon: +386 (0) 2 300 2 881

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo za pooblaščeno osebo za varstvo podatkov imenovali družbo:

DATAINFO.SI, d. o. o.
Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor
www.datainfo.si
e-pošta: dpo@datainfo.si
telefon: +386 (0) 2 620 4 300

Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot so ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Organizacija zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu

Na osnovi določil v zakonu organizacija obdeluje predvsem podatke o svojih zaposlenih, kar ji omogoča delovna zakonodaja. Tako organizacija na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčna številka, kraj, občina in država rojstva, državljanstvo, prebivališče za potrebe izvajanja pogodbe o zaposlitvi in obveznosti iz tega naslova.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov pa so tudi: Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo, Zakon o delovnih razmerjih, Zakon o zagotavljanju sredstev za nekatere nujne programe Republike Slovenije v kulturi in druga zakonodaja s področja kulture, Kolektivna pogodba za javni sektor, Kolektivna pogodba za kulturne dejavnosti v Republiki Sloveniji in Kolektivna pogodba za negospodarske dejavnosti v Republiki Sloveniji.

V omejenih primerih je v organizaciji dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko z organizacijo sklenete določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. sklenitev pogodbe o hotelskih storitvah v Hostlu Pekarna. Za namen izvajanja pogodbe o hotelskih storitvah organizacija potrebuje ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko, začetek in konec storitve, številko kartice.

Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, organizacija ne more skleniti pogodbe, prav tako organizacija ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Organizacija lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, kot zahtevek po elektronski pošti na info@mkc.si ali z redno pošto na naslov organizacije.

Obdelava podatkov za namen vodenja knjige gostov

Organizacija za namen prijave in odjave gostov vodi knjigo gostov skladno z Zakonom o prijavi prebivališča, ki vsebuje naslednje podatke: zaporedno številko prijave gosta, ime in priimek, datum rojstva, spol, državljanstvo in številko in vrsto identifikacijskega dokumenta, datum prihoda in odhoda gosta, uro prihoda in odhoda gosta, datum prijave in odjave gosta, podatke za namen obračuna in plačila turistične takse, če je gostitelj zavezan za plačilo turistične takse, skladno z zakonom, ki ureja spodbujanje razvoja turizma, podatke o gostitelju, in sicer ime in priimek oziroma naziv gostitelja, matično številko gostitelja oziroma EMŠO gostitelja, ki ni zavezan k vpisu v register nastanitvenih obratov, skladno z zakonom, ki ureja gostinsko dejavnost, ter naslov oziroma sedež in poslovni naslov gostitelja, podatke o nastanitvenem objektu oziroma obratu, in sicer naziv, naslov ter identifikacijsko številko nastanitvenega obrata iz registra nastanitvenih obratov, če je gostitelj zavezan k vpisu v register nastanitvenih obratov, skladno z zakonom, ki ureja gostinsko dejavnost, podatke za statistične namene, in sicer status poročanja, razpoložljive kapacitete, število prodanih kapacitet in število dni, ko je bil obrat odprt, če je gostitelj zavezan k vpisu v register nastanitvenih obratov, skladno z zakonom, ki ureja gostinsko dejavnost, druge podatke, ki jih gostitelj vpisuje zaradi potreb poslovanja.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je zakon.

Podatke o gostu organizacija vodi za koledarsko leto. Po preteku enega leta po zaključku koledarskega leta gostitelj podatke izbriše iz elektronske knjige gostov oziroma jih uniči, če vodi knjigo gostov v fizični obliki.

Zakoniti interes

Uveljavljanje pravne podlage zakonitega interesa je sicer omejeno za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Vseeno pa lahko organizacija osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva v omejenem obsegu. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa organizacija vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Tako lahko posameznike občasno obveščamo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu ali kot zahtevek po elektronski pošti na info@mkc.si oz. z redno pošto na naslov organizacije.

Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

Če organizacija nima pravne podlage, izkazane na osnovi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namen obveščanja in komunikacije,
davčna številka oziroma EMŠO za namen morebitne izvršbe v primeru neizpolnitve obveznosti (npr. neplačilo računa),
fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. posnetki na javnih prireditvah in dogodkih), za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih v organizaciji;
druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na info@mkc.si ali z redno pošto na naslov organizacije (MKC Maribor, Ob železnici 16, 2000 Maribor).

Hramba in izbris osebnih podatkov

Organizacija bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. Če organizacija podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo v času sodelovanja z organizacijo, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, organizacija hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in organizacijo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani organizacija podatke še 5 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Tiste osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Organizacija lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko organizacija zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Organizacija lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisano v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu, in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ponudnik, so predvsem:

računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne, čistilne storitve);
vzdrževalci informacijskih sistemov;
ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Arnes, Microsoft, Google, Squarespace, MailChimp, SqualoMail);
ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, TikTok ipd.).

Organizacija v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil organizacije in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Organizacija kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU ).

Organizacija kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri čemer so pogodbeni obdelovalci iz ZDA vključeni v program Zasebnostnega ščita EU–ZDA (Privacy Shield). Več o Zasebnostnem ščitu EU–ZDA piše Informacijski pooblaščenec: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/iznos-osebnih-podatkov-v-tretje-drzave/iznos-osebnih-podatkov-v-zda/.

Piškotki

Spletna stran organizacije deluje s pomočjo t. i. piškotkov. Piškotek (angl. cookie) je datoteka, ki shrani nastavitve spletnih strani. Spletna mesta piškotke shranijo v naprave uporabnikov, s katerimi dostopajo do interneta z namenom prepoznavanja posameznih naprav in nastavitev, ki so jih uporabniki uporabili pri dostopu. Piškotki omogočajo spletnim stranem prepoznavanje, če je uporabnik že obiskal to spletno mesto; pri naprednih aplikacijah se lahko z njihovo pomočjo ustrezno prilagodijo posamezne nastavitve. Njihovo shranjevanje je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja uporabnik – ta lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči.

Piškotki so temeljnega pomena za zagotavljanje uporabniku prijaznih spletnih storitev. Uporabljajo se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, pomagajo pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. S pomočjo piškotkov lahko torej ocenimo učinkovitost zasnove našega spletnega mesta.

Spletna stran organizacije uporablja naslednje piškotke:

(Ime piškotka / Čas trajanja / Funkcija)

PH_HPXY_CHECK / seja / shranjevanje informacij o trenutni seji

Shranjevanje in upravljanje piškotkov je pod popolnim nadzorom brskalnika, ki ga uporablja uporabnik. Brskalnik lahko shranjevanje piškotkov po želji omeji ali onemogoči. Piškotke, ki jih je brskalnik shranil, lahko tudi izbrišete, navodila najdete na spletnih straneh posameznega brskalnika.

VIDEONADZOR

V Mladinskem kulturnem centru Maribor izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v okolici vhodov v organizacijo in dvigal v upravni stavbi) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor pa izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja organizacije (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe, v povezavi s 76. in naslednjimi členi ZVOP-2).

Znotraj nekaterih delovnih prostorov se videonadzor izvaja, kjer je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali varovanja tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti. Videonadzor nam bo v pomoč pri odkrivanju, obravnavi ali reševanju incidenčnih oz. izrednih dogodkov, kaznivih dejanj, odškodninskih ali drugih zahtevkov. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki oz. elektronskem naslovu organizacije (info@mkc.si). Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti. Dodatna vprašanja lahko naslovite tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.

Varovanje podatkov in točnost podatkov

Organizacija skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijske, tehnične in varnostne ukrepe, namenjene varstvu vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom.

Sami ste odgovorni, da nam svoje osebne podatke posredujete varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Trudili se bomo, da bodo vaši osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na vas obrnemo za potrditev točnosti vaših osebnih podatkov.

Pravice posameznika glede obdelave podatkov

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

Zahtevate lahko informacije o tem, ali imamo osebne podatke o vas in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo.

Zahtevate lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas, ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito.

Zahtevate lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.

Zahtevate izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.

Ugovarjate nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zanašamo na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka imate pravico kadarkoli ugovarjati, če obdelujemo vaše osebne podatke za namene neposrednega trženja.

Zahtevate omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o vas, na primer, če želite, da ugotovimo njihovo točnost ali preverimo razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.

Zahtevate prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo.

Prekličete privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za namene, ki ste jih prvotno sprejeli, razen če nimamo druge zakonite pravne podlage za to, da to storimo zakonito.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti na info@mkc.si ali z redno pošto na naslov organizacije: Mladinski kulturni center Maribor, Ob železnici 16, 2000 Maribor.

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko zahtevo tudi zavrnemo.

V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljšal (za največ dva dodatna meseca), boste o tem obveščeni. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno. Vendar pa lahko organizacija zaračuna razumno plačilo, če je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko organizacija zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti morala organizacija od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova oziroma v primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ, to je Informacijski pooblaščenec na spletni strani: https://www.ip-rs.si/.

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na našo organizacijo preko elektronske pošte na info@mkc.si ali z redno pošto na MKC Maribor, Ob železnici 16, 2000 Maribor.

Objava sprememb

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletnih straneh organizacije: www.mkc.si. , www.mladimaribor.si, www.hotelpekarna.eu, www.medianox.org, www.mfru.org. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela Marja Guček, direktorica MKC Maribor, dne 25. 10. 2021